مقدمه
در دنیای پر شتاب امروز هر روز اصطلاحی نو متولد می شود، اصطلاحاتی که آَشنایی نداشتن با آنها مدیران را از اتخاذ تصمیم شایسته ی زمان محروم می کند.
نام پرتال ها را زیاد شنیده ایم، اما شاید برای برخی از ما این سئوال پیش آمده باشد که واقعا یک پرتال چیست؟ چه ویژگیها و خصوصیاتی دارد؟ و چه تفاوتی با یک وب سایت دارد؟ ترجمه کلمه Portal به فارسی در فرهنگهای لغت "دریچه"، "درگاه" و "مدخل" ذکر شده اما کلمه پرتال در تکنولوژی اطلاعات معنی متفاوتی دارد. اگر بخواهیم ساده بگوییم، پرتال صفحه وب واسطی است که امکان دسترسی آسان را به هر چیزی که کاربر ، برای انجام وظیفه یا خواسته اش نیاز دارد – بدون توجه به اینکه محل فیزیکی آن کجاست، فراهم می کند. به بیان دیگر پرتال "درگاهی" است به دنیایی مجازی که کاربر می تواند از طریق امکانات فراهم شده در آن، تمامی نیازهای خود را براورده کند. نیازهایی مانند جستجو و یا خرید(مثلا یک کتاب)، دسترسی به حساب بانکی، افزایش و کاهش اعتبار یک حساب اعتباری و یا به روز رسانی اطلاعات سخت افزاری از محل کار، پرتال همه چیز را از طریق درگاهی واحد برای کاربر خود فراهم می سازد.
ویژگیهای اصلی یک پرتال عبارت اند از:
· تجمع اطلاعات
· هدف دار بودن اطلاعات
· دردسترس بودن اطلاعات
· دریچه ورود منحصر به فرد
· ارتباط با دیگر کاربران
· انجام امور روزمره کارى ، شهر ى ، ادارى و ...
یک پرتال نیز مانند یک کامپیوتر خانگی، اطلاعات و خدمات گوناگونی را در یک صفحه وب واحد و به صورتی سازگار و خوش ترکیب در دسترس می گذارد. گاهی به این صفحه web top هم گفته می شود. پرتال می تواند نقطه شروع یا صفحه اولیه مشخصی داشته باشد که کاربران در زمان اتصال به وب آن را مشاهده کنند. اگر چه بر خلاف صفحه کامپیوتر، پرتال می تواند از طریق مجموعه وسیع دستگاههایی که قابلیت اتصال به وب در آنها پیش بینی شده (از جمله تلفن های موبایل) مورد استفاده قرار گیرد.
هر چند شباهت ظاهری فراوانی میان یک وب سایت و یک پرتال وجود دارد به گونه ای که در نگاه اول تفاوت محسوسی میان آن دو مشاهده نمی شود اما این دو کاملا از یکدیگر متفاوت اند.سوال اینجاست که به طور مشخص تفاوت آن دو در چیست؟ در پاسخ به این سوال باید گفت ویژگیهای زیر در یک پرتال آن را از یک وب سایت متمایز می کند:
· درگاه ورود منفردی که از طریق آن می توان به مجموعه منابع مرتبط با پرتال دست یافت.
· نمایش هدفدار اطلاعات با استفاده از تجربیات کاربر.
· دسترسی تقسیم بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده.
· در اختیار گذاشتن امکان ارتباط و همکاری میان تمامی کاربران و استفاده کنندگان پرتال.
· امکان پیوستن به نرم افزارها و سیستم های نرم افزاری که گردش کاری مشخص و تعریف شده ای دارند.
بنابراین یک سایت پرتال باید علاوه برقابلیتهاى زیر بنایى همچون امنیت ، سرعت ، و دقت ، سرویسهاى متععدى نیز در اختیار کاربران و مدیران سایت قرار دهد . عمده این سرویسها عبارتند از:
· سرویس مدیریت محتوا
· سرویس پست الکترونیک
· سرویس کنفرانس الکترونیکى
· سرویس جستجو
· سرویس عضویت در سایت
· سرویس نظر سنجى
· سرویس تکمیل و ارسال فرم هاى الکترونیکى
· سرویس پرداخت اینترنتى
· سرویس خبر
باید توجه داشت که یک پرتال موفق تنها شامل مجموعه اى از منابع اطلاعاتى نیست بلکه ترکیب درستى از سرویس هاى اصلى فوق الذکر است .
تاریخچه خلاصه پرتال:
اگر در دنیای کامپیوتر به عقب بازگردیم، زمانی را خواهیم یافت که در آن سیستم های نرم افزاری به گونه ای متحول شدند که دیگر لازم نبود برای کار با یک برنامه، برنامه های دیگر بسته شوند، یعنی می توانستیم همزمان از چند برنامه کاربردی استفاده کنیم بدون آنکه با مشکلی مواجه شویم.امکانی که قبل از آن وجود نداشت. تاریخچه پرتال ها از همان زمان آغاز شد و نسلهای تکامل یافته آنها یکی پس از دیگری پا به عرصه دنیای اطلاعات گذاشتند.
نسل اول پرتال ها:
اولین پرتال ها، که از آنها تحت عنوان نسل اول نام برده می شود، بر فراهم نمودن محتویات ایستا، مستندات و همچنین خوراکهای اطلاعاتی زنده در صفحات مبتنی بر وب بودند. مثالهای نمونه این نسل سایت های yahoo یا Excite است. این پرتالها در محیطی به هم پیوسته، اهداف مشابهی را دنبال کرده و صفحه واسط مشخص و منحصر به فردی را برای دستیابی به مجموعه اطلاعات توزیع شده در سراسر شرکت یا سازمان خود، در اختیار کاربر می گذاشتند. این اطلاعات معمولا شامل اخبار شرکت، شرایط و فرم های استخدام، اطلاعاتی مربوط به کارکنان و چگونگی ارتباط با آنها، مستندات رسمی و سیاست های اعلام شده شرکت و همچنین لینک های ارتباطی مفید بود.
نسل دوم پرتال ها :
نسل دوم پرتال ها بر اطلاعات مشخص تر و نرم افزارها متمرکز بودند. در اساس شباهت زیادی به خصوص در زمینه فراهم آوردن اطلاعات با نسل اول داشتند با این همه تفاوت مهمی نیز وجود داشت: این پرتالهای امکان همکاری کاربران را در محیطی به هم پیوسته فراهم می کردند و همین امکان، نقطه تمایز آنها با نسل پیشین محسوب می شد.
پرتال های نسل دوم قابلیت همکاری متقابل را در ادارات مجازی برای تیم های کاری و به منظور انجام وظایفشان فراهم می ساختند. نسل دوم پرتال ها سرویس های متعددی داشتند که از جمله آنها می توان به سرویس های مدیریت محتوایی ( سازمان دهی و مدیریت اطلاعات مرتبط ) و سرویس های همکاری (که به کاربران امکان می داد با یکدیگر گپ زده و برای یکدیگر ایمیل فرستاده و قرار ملاقات تنظیم کنند) اشاره کرد. در این پرتال ها قابلیت تعریف گروه های کاربری نیزفراهم آمده بود. به بیان دیگر این پرتال ها سازو کار همکاری داخلی را در یک سازمان فراهم می ساختند.
نسل سوم پرتال ها:
نسل سوم با هدف ایجاد فضای مجازی تجارت الکترونیک (E-Business ) بوجود آمد. پرتال های نسل سوم به عنوان واسط ارتباطی کارمندان، تهیه کنندگان، تولید کنندگان و مشتریان قلمداد می شوند. ویژگی فوق العاده این پرتالها امکان مرتبط شدن نرم افزارهای مستقر در سرورهای مختلف است. به بیان دیگر، این پرتال ها نقطه به هم پیوستن محتویات و برنامه های کاربردی مستقر در سرورهای مختلف بطور همزمان و با استفاده از همکاری سرویسهای خدماتی آنان اند. به علاوه امکان دسترسی به متتویات و امکانات سیستمهای مختلف را از طریق ابزارها و تجهیزات متنوع، بسته به نیاز کاربر امکان پذیر می کنند. این گروه پرتال ها مجموعه قابل توجه و ارزشمندی از اطلاعات، مستندات، امکانات و قابلیتهای نرم افزارهای مرتبط را از طریق درگاه واتدی برای کاربر فراهم می کنند.
به علاوه، این پرتالها به صورتی خودکار و بر اساس نقش کاربران هدفمند شده و ویژگیهایی خاص آنها می یابند. به بیان دیگر، نحوه نمایش، محتوا و امکانات در دسترس، بسته به نقش تعریف شده برای کاربر به گونه ای منحصر به فرد و خاص وی در اختیار او قرار می گیرد. کلید توسعه آینده این نسل از پرتال ها،ایجاد چهارچوب های کاری باز(از قبل تعریف نشده ) برای سرویس های عمومی خواهد بود.
اطلاعاتی که یک پرتال فراهم می کند
داده های ساخت یافته. داده هایی که به صورتی سازمان یافته اند که امکان جستجوی آسان آنها وجود داشته باشد ( اغلب به صورت سلسله مراتب و بر اساس کلمات کلیدی)فهرست الفبایی کتابهای یک کتابخانه مثال خوبی از داده های ساخت یافته است. داده های ساخت یافته اغلب شامل، گزارشها، تحلیلها، پرس و جوهای مشخص و دیگر انواع دانش مرتبط با کسب و کار است. داده های بدو ن ساختار، که جستجو در آنها معمولا دشوار بوده و خارج از یک بانک اطلاعاتی قرار دارند. از این نوع داده می توان متن ها، صوت، تصویر و یا گرافیک و اشکالی مانند مستندات Office ، memos ، ایمیل، قرارهای ملاقات را مثال زد. اطلاعات خاص،که شامل محتویات قابل خرید و فروش ( مثل انواع اخبار، گزارشها، اطلاعات مربوط به سهام، کاریکاتورها و محتویات بی اهمیت) بوده و مخصوصا به منظور استفاده در فرایندهای تولیدی دیگر تهیه و در اختیار قرار می گیرند.
دسته بندی انواع پرتال ها وتعریفی از کارکرد آن بدین شرح می باشد:
v سازمانی: پرتالی است که برای ایجاد ارتباط بین اجزای درون یک سازمان با هدف انجام وظایف سازمانی ویا ارتباط بین مراجعین سازمان با هدف به انجام رساندن نیاز مراجعین تدوین شده باشد.
v تجارتی: پرتالی با هدف مبادلات مالی تجاری بین افراد وشرکتها و بالعکس ومابین شرکتها با یکدیگر ویا بین اشخاص با یکدیگر صورت می گیرد.
v آموزشی: پرتالی با هدف ارائه خدمات آموزشی اختصاصی وعمومی از سوی یک مجموعه به افراد درون مجموعه ویا افراد خارج از آن مجموعه صورت می گیرد.
v رسانه ای: پرتالی با هدف جمع آوری ، طبقه بندی وانتشار اخبار واطلاعات ومحتوای با رویکرد چند رسانه ای تدوین شده باشد.
v اختصاصی(شخصی): پرتالی است که براساس نیازهای تخصصی گروه خاصی از کاربران تهیه شده باشد.
v اجتماعی: پرتالی با هدف ارائه خدمات واطلاعات جهت جذب مخاطبین عام تشکیل می شود.
v ترکیبی: از ترکیب یک ویا چند پرتال بالا تشکیل شده است وپرتالی است که ترکیبی از ویژگی های پرتال های ذکر شده را ارائه می هد.
در هر حال پرتال وبگاهي است که مي کوشد خود را به اولين ايستگاه کاربران براي حرکت در اينترنت تبديل کند.
آيا سازمان ما بايد يك پرتال داشته باشد؟
بستگي دارد. شما احتمالاْ دليلي به داشتن يك پرتال بزرگ و گسترده نمي بينيد . اما بسته به زمينه كاري، يك پرتال سازماني هدفمند مي تواند رفت و آمد زيادي را به سايت شما بكشاند. درآمد اينگونه پرتال ها غالباْ از طريق فروش هاي اينترنتي و تجارت الكترونيك تامين مي شود. به طوري كه گفته مي شود سودمند ترين پرتال ها، پرتال هاي شركتي هستند. اگر كار شما نيازمند به اشتراك گذاري اطلاعات ميان كارمندان ، مشتريان و شركاي تجاري مي باشد ، بكارگيري يك اينترانت يا اكسترانت مؤثر ترين و كاربر پسند ترين راه براي اين كار مي باشد.
چرا شما به پرتال نياز داريد؟
اگر شما براي كاربران خود يك پرتال فراهم كنيد ، مي توانيد نتيجه جستجوي آنها را براي كلمات كليدي مختلف كنترل كنيد. و پيوندهايي كه در جواب جستجو به آنها نمايش داده مي شوند آنهايي خواهند بود كه شما مي خواهيد نمايش داده شوند. اين موضوع به شما اين فرصت را مي دهد تا كاربران را در سايت خود نگه داريد بر عكس اينكه آنها را رها كنيد تا به سايت هاي ديگر بروند. قابليت وجود اجتماعات در سايت شما همچون پست الكترونيكي رايگان ، اتاق هاي گفتگو و انجمن ها اين امكان را بوجود مي آورد تا بينندگان سايت بتوانند با صاحبان آن ارتباط بر قرار كرده و سوالاتشان را بپرسند يا در باره موضوع خاصي نظر دهند كه البته مزيتش براي شما جهت دهي به اين سؤالات و نظرات خواهد بود و اين فرصت براي شما وجود دارد تا به كارشناس مورد اعتماد در حوزه مورد فعاليتتان تبديل شويد.
با ايجاد اين امكانات و به راه افتادن رفت و آمد كافي در سايت مي توانيد از قابليت هاي ديگري نيز همچون درآمد از طريق تبليغات بهره مند شويد.اجتماعي كه ايجاد كرده ايد محيطي است كه بسياري از افراد مايل اند تبليغاتشان را درآنجا عرضه كنند. محصولات و خدماتي كه مرتبط با حوزه فعاليت شماست . و اين فقط درآمد ناشي از تبليغات نيست كه نصيب شما مي شود بلكه اين موضوع عاملي خواهد بود تا كاربران در سايت شما بمانند و از استفاده از آن لذت ببرند.در هر حال داشتن يك پرتال قابليت هاي بسيار ديگري را نيز براي شما ايجاد مي كند و ما در اينجا تنها به بخشي از مهم ترين و ساده ترين ويژگي هاي آن اشاره كرديم.
|